1. Een werknemer belt naar een gratis telefoonnummer of logt in op een beveiligde webpagina en krijgt instructies in zijn of haar eigen taal. De werknemer laat vervolgens een zorgvuldig opgesteld bericht achter en ontvangt een uniek meldingsnummer.

2. People Intouch schrijft het bericht in de eigen taal uit (telefoon) en vertaalt dit bericht in het Engels (telefoon en web). Het resultaat is dat het exacte bericht in zowel de oorspronkelijke taal als in het Engels beschikbaar is; er gaat geen informatie verloren.

3. De verantwoordelijke binnen de organisatie ontvangt het bericht en heeft tijd om advies in te winnen en/of de kwestie te onderzoeken. Hij/zij laat vervolgens een zorgvuldig geformuleerde reactie in het Nederlands of Engels achter met daarin een bevestiging en/of verdere vragen.

4. People Intouch vertaalt de reactie indien nodig en spreekt het antwoordbericht in de taal van de melder in op in het systeem.

5. Binnen de afgesproken termijn belt de werknemer weer naar het gratis telefoonnummer of logt weer in op de internet pagina, luistert naar de reactie en laat - onmiddellijk of op een later tijdstip - een nieuw bericht achter.